Podaruj klientom kalendarz z logo firmy, od przyszłego roku będą ograniczenia

Wręczenie kalendarza na Nowy Rok, to ważne działanie, które poza miłym gestem, będzie przypominać kontrahentom o firmie i budować jej wizerunek. Kalendarz taki można przekazać też klientom oraz mediom. Nieodpłatne przekazania towarów, przy nabyciu których przysługiwało przedsiębiorcy prawo do odliczenia VAT-u, podlega opodatkowaniu. Podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów (bez podatku) albo koszt wytworzenia (określone w momencie przekazania). Są jednak od tego wyjątki. Jednym z nich jest możliwość przekazania drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych. Co ważne, nie ma w tym przypadku znaczenia, jakiej wartości jest przekazywany kalendarz (lub inny materiał). Istotne jest by spełniał on definicję drukowanego materiału reklamowego lub informacyjnego.

Materiał reklamowy bez VAT tylko do końca roku
Trzeba więc mieć na uwadze dwie cechy, które muszą być spełnione łącznie. Po pierwsze z wyłączenia można skorzystać tylko, gdy coś jest drukowane. Nie ma przy tym ograniczenia, że druk musi być wykonany na papierze. Równie dobrze może to być inny materiał (na co wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie z 19 października 2012 r., sygn. III SA/Wa 272/12 rozpatrując sprawę dotyczącą przekazania np. szklanek z logo firmy). Drugą ważną cechą jest funkcja reklamowa lub informacyjna. Ustawy podatkowe niestety nie zawierają definicji tych pojęć. Przenosząc jednak na grunt ustawy o VAT wyroki sądów administracyjnych w sprawach dotyczących podatku dochodowego, można przyjąć, że przekazywany kalendarz, który zawiera logo firmy spełnia funkcję materiału o charakterze reklamowo-informacyjnym. Potwierdza to również powołany wyżej wyrok WSA z 19.10.2012 r. (w rozpatrywanej przez sąd sprawie przedmiotem akcji reklamowo-promocyjnych były między innymi szklanki z logo firmy). Co bardzo ważne sąd odmówił racji fiskusowi, który twierdził, że charakter użytkowy takich przedmiotów, wyłącza je z możliwości zaliczenia do grupy drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych (wyrok ten nie jest jeszcze prawomocny).

Od 2012 roku bez biurokracji tylko kalendarz do 10 zł
Skorzystać z opisanej możliwości przedsiębiorcy mogą tylko do końca tego roku. W przyszłym roku, jeżeli zmiany ustawy o VAT w wersji przyjętej w piątek przez Sejm wejdą w życie, by nie płacić podatku, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać jedynie ze zwolnienia dla prezentów małej wartości. Przekazując np. kalendarz z logo firmy trzeba będzie pilnować wartości przekazanych prezentów. Są dwie możliwości. Po pierwsze przekazanie bardzo drobnych upominków, których cena jednostkowa (wartość wytworzenia) określona w momencie przekazania nie przekracza 10 zł. Takich upominków nie trzeba ujmować w ewidencji. Kwota 10 zł może wystarczyć do zamówienia przez przedsiębiorcę prostych kalendarzy na ścianę czy biurko lub kalendarza-notesu, ale z pewnością będzie zbyt mała aby kupić kalendarze w formie książkowej (format A4 lub A5) chyba, że zamówienie miałoby przekroczyć liczbę 1000 sztuk – wynika z naszych szacunków.

Druga możliwość dotyczy prezentów o wyższej wartości, jednak i w tym przypadku jest ustalona wartość graniczna. W ciągu całego roku łączna wartość prezentów przekazanych jednej osobie nie może przekroczyć 100 zł. Korzystanie zwolnienia wiąże się z biurokracją - przedsiębiorcy muszą prowadzić odpowiednią ewidencję i zliczać wartość prezentów przekazywanych każdej z obdarowanych osób.  

Przykład 1: gdy cena przekazywanego kalendarza przekroczy kwotę 10 zł i brak będzie ewidencji, takie działanie będzie stanowić odpłatną dostawę towarów, od której trzeba zapłacić VAT.
Przykład 2: gdy wcześniej, w trakcie roku przedsiębiorca przekazywał temu samemu kontrahentowi inne gadżety, o łącznej wartości 95 zł, a wartość przekazywanego kalendarza jest wyższa niż 5 zł, to nawet jeśli podarunek ten zostanie ujęty w ewidencji, to i tak trzeba będzie go opodatkować; w takiej sytuacji należy wystawić fakturę wewnętrzną (uwaga! w przyszłym roku ma być zniesiony obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych) i naliczyć VAT według stawki właściwej dla danego towaru. 

Zmniejszyć można też dochód
Przekazując kalendarz zawierający logo firmy, można również obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. W tym przypadku trzeba jednak uważać na cienką granicę między reklamą a reprezentacją. O ile wydatek mieszczący się w pierwszej kategorii i spełniający podstawowe cele kosztu, czyli poniesienie w celu uzyskania przychodu, można rozliczyć podatkowo, o tyle nie ma już takiej możliwości przy reprezentacji, która została przez ustawodawcę wprost wyłączona z kosztów podatkowych.
Sprawa niestety jest dość skomplikowana i sprowadza się do nakreślenia granicy między pojęciami „reklama” i „reprezentacja”. Ustawy podatkowe nie zawierają definicji tych pojęć, mówią natomiast, że tylko wydatki reklamowe mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych.

Reklama jest kosztem podatkowym, a reprezentacja nie
Wydatki o charakterze reklamowym mogą stanowić koszt podatkowy. Ustawodawca nie wprowadza tu żadnych limitów. Cały wydatek poniesiony przez firmę w związku z jej działaniami reklamowymi będzie więc stanowił koszt, o ile ma związek z przychodem. Inaczej jest w przypadku reprezentacji – nawet jeśli ma ścisły związek z osiąganiem przychodów, nie można zaliczyć jej do kosztów. Przepisy podatkowe nie wyliczają jednak wprost, które działania można jeszcze uznać za reklamę, a które są już reprezentacją. Dlatego w rozstrzygnięciu tych kwestii trzeba się opierać na interpretacjach organów podatkowych lub orzecznictwie sądowym.

Zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej, ukształtował się pogląd, że gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom są upominkami reklamowymi i tym samym nie mają charakteru reprezentacyjnego. Kalendarz by mógł być zaliczony w ciężar kosztów podatkowych powinien więc być opatrzony logo firmy i mieć drobną wartość.

Katarzyna Rola-Stężycka
Tax Care